1. Inscrição

O estabelecimento preenche a ficha de inscrição a demonstrar interesse em candidatar-se ao Green Key em Portugal (formulário a disponibilizar em breve). Neste formulário, devem responder e anexar documentação para confirmação da elegibilidade de participação no Green Key. A equipa Green Key Portugal é a responsável por avaliar a possibilidade de candidatura do estabelecimento ao Programa. 

Após validação da inscrição serão enviadas a seguintes informações ao responsável de candidatura:

• informação sobre os critérios e o processo de certificação;
• detalhes sobre a documentação necessária a apresentar em formulário;
• acesso ao formulário de candidatura online.

2. Requisitos de candidatura

Após receberem os documentos necessários o estabelecimento deve:

• preencher o formulário de candidatura online;
• submeter os documentos comprovativos exigidos;
• assinar e devolver o acordo de certificação.
• pagar a taxa de participação

A equipa Green Key analisa os materiais submetidos para garantir que toda a informação necessária foi fornecida e para confirmar o âmbito da certificação.

Após a revisão da candidatura, é designado um auditor independente para realizar uma auditoria no local.

Agendamento da Auditoria

O auditor contacta o estabelecimento para:

• agendar a data da auditoria;
• garantir o pagamento do valor de auditoria.

Antes da auditoria no local, o auditor recebe todos a documentação de candidatura por parte do Green Key.

Processo de auditoria

A auditoria de certificação segue, por norma, os seguintes passos:

• reunião de abertura;
• verificação de documentação (que pode ser realizada previamente por decisão do auditor);
• inspeção visual do estabelecimento;
• resumo da auditoria e reunião de encerramento.

A auditoria tem, no mínimo, uma duração de 2 a 6 horas, dependendo da dimensão do estabelecimento e do número de colaboradores.

Após a auditoria, o auditor elabora um relatório que é disponibilizado à equipa Green Key, ao estabelecimento e à entidade certificadora.

Uma entidade independente (Entidade Certificadora) analisa o relatório de auditoria e valida o cumprimento dos critérios exigidos pelo Green Key.

Resultados possíveis

A – Conformidade total

• A Entidade Certificadora avança para a decisão final de atribuir o certificado ao estabelecimento candidato.

B – 1 a 5 inconformidades

• O estabelecimento apresenta evidências adicionais que resolvam as não conformidades;
• A documentação adicional é submetida no prazo de dois meses;
• A Entidade de Certificação analisa as evidências adicionais e avança para a decisão de certificação.

C – Mais de 5 inconformidades

• O estabelecimento apresenta evidências adicionais e passar por uma nova auditoria presencial;
• A documentação adicional requisitada deve ser submetida no prazo de dois meses;
• A auditoria extra é organizada após a equipa Green Key confirmar que a conformidade total foi alcançada;
• O estabelecimento é responsável por suportar os custos adicionais da auditoria e da deslocação;
• A Entidade de Certificação analisa as informações adicionais resultantes da nova auditoria e avança para a decisão de certificação;
• A Coordenação Nacional do Green Key é responsável por informar o estabelecimento sobre a decisão final;
• Se a certificação for aprovada, o certificado é emitido e válido por dois anos.

Durante o período de certificação, o estabelecimento assegura o cumprimento contínuo dos requisitos Green Key.

Caso o estabelecimento não consiga manter a conformidade, deve informar com maior brevidade possível a equipa Green Key, para que a certificação possa ser temporariamente suspensa.

Reclamações

Caso sejam recebidas reclamações durante o período de certificação:

• O estabelecimento responde aos pedidos de esclarecimento da Entidade Certificadora.
• Se a reclamação for confirmada, o estabelecimento corrige as não conformidades identificadas.
• A certificação pode ser suspensa até que a conformidade seja restabelecida.

Acompanhamento do Processo

Entre 8 e 14 meses após a emissão do certificado, o estabelecimento está  sujeito a um acompanhamento documental do processo.

Nesta fase, é apresentada documentação atualizada que comprove o cumprimento contínuo de critérios Green Key.

Caso este acompanhamento identifique não conformidades:

• O estabelecimento corrige as situações identificadas.
• A certificação pode ser suspensa até que a conformidade seja restabelecida.

Aproximadamente 6 a 8 meses antes do término da validade do certificado, a equipa do Green Key contacta o estabelecimento para incentivar à renovação. Para renovar a certificação, os estabelecimentos devem novamente completar:

Passo 1: Candidatura
Passo 2: Auditoria
Passo 3: Certificação

Nesta fase, os estabelecimentos garantem o aumento dos Critérios Guia implementados conforme identificado no documento integral dos critérios Green Key.